جفری جیمز، مشاور بازاریابی و کارشناس امور کسب‌وکار در آخرین مقاله‌ی خود، فهرست مهم‌ترین قواعد ایمیل مارکتینگ مؤثر را شرح داده ست:

۱- لیست مخاطبین را تا حد ممکن اصلاح کنید

مهم نیست چه تعداد ایمیل در فهرست شما جای داشته باشد؛ بلکه آنچه در بازاریابی اهمیت دارد این است که چند درصد از مشتریان بالقوه به ایمیل‌های شما پاسخ می‌دهند. بهتر است تمام مخاطبانی را که احتمالاً اصلاً ایمیل شما را باز نمی‌کنند، از لیست خود حذف کنید و این امکان را برای آن‌ها فراهم کنید که اشتراک خود را از سلسله‌ی آگهی‌های شما لغو کنند.

۲- ایمیل‌ها را در ساعات کاری ارسال نکنید

مطالعات متعددی نشان داده‌اند ایمیل‌هایی که برای بازاریابی ارسال می‌شوند، اگر در ساعات کاری که سایر ایمیل‌های تجاری و حرفه‌ای ردوبدل می‌شوند ارسال نشوند، بهتر مورد بازدید قرار می‌گیرند.

۳- عنوان کوتاه و مرتبطی برای ایمیل خود انتخاب کنید

مطالعات بازاریابی می‌گویند ایمیل‌هایی که عنوان آن‌ها  از ۲ تا ۳ کلمه تشکیل شده، نسبت به ایمیل‌هایی که عنوان آن‌ها یک جمله‌ی کامل و طولانی است، بیشتر باز می‌شوند و مورد مطالعه قرار می‌گیرند. به‌علاوه تیزر مطلب (به شماره‌ی ۵ رجوع کنید) باید جمله‌ای باشد که عنوان ایمیل شما را تکمیل کند و موضوع کار شما را به‌صورت موجز و مؤثر شرح دهد.

۴- از نام کوچک مخاطب استفاده کنید

به‌استثنای زمانی که فرهنگی رسمی را تبلیغ می‌کنید و فرمالیته‌ی اداری برای آن ارزش محسوب می‌شود، بهتر است ایمیل خود را با نام کوچک مشتری شروع کنید و پس‌ از آن یک کاما بگذارید. از به کار بردن القابی مثل جناب، سرکار و عزیز اجتناب کنید. ایمیل خود را طوری شروع کنید که گویی برای همکار خود نامه می‌نویسید و از تشریفات مصنوعی خودداری کنید.

۵- در ۲۰ کلمه‌ی اول ایمیل خود، به یک نکته یا مزیت مهم اشاره‌کنید

هنگامی‌که خوانندگان به صفحه‌ی اینباکس خود می‌روند، معمولاً به‌جز نام فرستنده و عنوان ایمیل، ۲۰ کلمه از شروع ایمیل شما را هم مشاهده می‌کنند. این جمله‌ی ابتدایی می‌تواند در تصمیم‌گیری مشتری مبنی بر اینکه ایمیل را باز کند یا نه، نقش مهمی داشته باشد.

۶- به صمیمیت غیر واقعی تظاهر نکنید

جملات کلیشه‌ای مانند «امیدواریم تابستان خوبی داشته باشید» و نظیر آن، نه‌تنها ریاکارانه به نظر می‌رسند (چراکه شما دوست یا آشنای نزدیک و صمیمی این افراد نیستید) بلکه ارزش مفهومی ایمیل کوتاهی را که می‌خواهید ارسال کنید، پایین می‌آورند.

۷- ویژگی خاص خود را بیان کنید

ایمیل شما باید این تصور را ایجاد کند که شما، شخصاً توجه مشتری را ارزشمند می‌دانید. نکته‌ی جالبی در مورد خودتان، محصول یا شرکتتان بیابید که علاوه بر جذاب بودن، رضایت مشتری را به دنبال داشته باشد. (به نکته‌ی ۱۲ دقت کنید)

۸- در نوشتن متن ایمیل، به نقطه‌نظر مشتری توجه کنید

مشتریان بالقوه‌ی شما، به خودشان، شغلشان، کسب‌وکارشان و مشتریانشان اهمیت بیشتری می‌دهند. اگر در متن ایمیلتان فقط از خودتان، شرکت و نظرات شخصی خود صحبت کنید بدون اینکه اشاره‌ای به علایق و نگرانی‌های مخاطب داشته باشید، آن‌ها احتمالاً شانه‌هایشان را بالا می‌اندازند و شما را نادیده می‌گیرند.

۹- از صحبت در مورد عملیات و توابع شرکت دست بکشید

اغلب اوقات، مشتریان بالقوه دلیلی برای توجه به پروسه‌های تولیدی محصول شما و حواشی آن ندارند. به‌جز در موارد بسیار نادری که یک مخاطب در حال تحصیل یا تجربه‌ی حوزه‌ی فعالیت شما باشد، شرح روند کاری و تولیدی، عملی زائد است که ارزشی برایتان ایجاد نمی‌کند.

۱۰- از علائم اختصاری ناآشنا و کلمات تخصصی استفاده نکنید

اغلب مخاطبان، به‌محض دیدن حروف اختصاری ناآشنا یا اصطلاحات فنی و تخصصی که مفهومشان را نمی‌دانند، خواندن ایمیل را متوقف می‌کنند. به‌عنوان‌مثال اصطلاح CRM، برای افرادی که پیگیر تجارت هستند آشنا و معمول است؛ ولی در مقابل استفاده از عبارت «سیستم توانمندسازی فروش»، نابجا و غیر ضروری است.

۱۱- به‌جای استفاده از واژه‌ها و عبارات انتزاعی، از مثال‌های کاربردی استفاده کنید

عبارتی مثل مانند «صرفه‌جویی در پول و زمان» یا «بهبود بهره‌وری» به‌اندازه‌ای برای مشتریان شما بی‌رنگ و بی‌مفهوم است که در پس‌زمینه‌ی ذهنی آن‌ها محو می‌شود. در عوض، یک مثال واقعی ارائه کنید که دقیقا همان چیزی را که مشتری شما احتمالاً تجربه خواهد کرد، نشان دهد.

۱۲- بیش‌ از حد از برتری خود تعریف نکنید

افرادی که شما را نمی‌شناسند، ادعای شما را مبنی بر «بهترین و خاص‌ترین» بودن باور نمی‌کنند. بدتر از این، ممکن است فرض را بر تکبر یا ریاکاری شما بگذارند و فکر کنند شما حقیقت را بیان نمی‌کنید. اکثر مردم وقتی یک فروشنده ادعای صداقت و درستکاری می‌کند، او را به دیده‌ی تردید نگاه می‌کنند.

۱۳- سعی کنید با مشتریان وارد مکالمه شوید

بیشتر مواقع هدف از بازاریابی ایمیلی، مکالمه و ارتباط برقرار کردن با مشتریان است نه فروش محصولات (مگر در مواقعی که شما برای فروش یک کالای مصرفی تبلیغ می‌کنید). اول مخاطب را به تبادل ایمیل با خودتان ترغیب کنید و بعد با او قراری برای یک تماس تلفنی کوتاه یا یک ملاقات حضوری بگذارید.

۱۴- از مخاطبان سؤالاتی بپرسید که با بله یا خیر پاسخ داده می‌شوند

راحت‌ترین راه برای اینکه بتوانید با مخاطب خود صحبت کنید، این است که از او سؤالاتی با جواب «بله یا خیر» بپرسید. نکته‌ی مهم در مطرح کردن این پرسش‌ها، این است که آن‌ها نباید وقت و انرژی زیادی از مخاطب بگیرند. سؤال خوب: آیا به این سوژه علاقه‌مند هستید؟ سؤال بد: آیا می‌توانم برایتان اطلاعاتی ارسال کنم؟

۱۵- بیش از یک مورد فراخوان دعوت به عمل فوری نداشته باشید

هرچه بیشتر از مشتریان درخواست کنید که در همین لحظه چیزی را انتخاب کنند، احتمال اینکه آن‌ها دست به اقدامی بزنند کمتر می‌شود. بهترین درخواستی که می‌توانید از مخاطبان داشته باشید این است که از آن‌ها بخواهید به ایمیل شما پاسخ بدهند.

۱۶- از ارائه‌ی آمار و اطلاعات پرهیز کنید

برخلاف تصورات عمومی، جاری کردن سیل اطلاعات به سمت مخاطب، آن‌ها را به خرید محصولات شما ترغیب نمی‌کند. برعکس، ارائه‌ی آمار و اطلاعات به‌احتمال‌ زیاد راه گفتگوی شما را با مشتریان خواهد بست. این کار شبیه این است که چند صفحه نوشته را دست کسی بدهید و از او بخواهید آن را مطالعه کند و به شما برگرداند.

 ۱۷- بهترین ترکیب مؤثر را برای ایمیل‌های خود پیدا کنید

همه‌ی نکات گفته‌شده را مورد تست و بررسی قرار دهید. مثلاً ابتدا نرخ استقبال از ترکیب‌های مختلفی را که می‌توانید به‌عنوان موضوع ایمیل به کار ببرید، بسنجید. بعد از آن، ۱۵ یا ۲۰ کلمه‌ی اول ایمیلتان را مورد آزمایش و بررسی قرار دهید و در آخر، نرخ ارتباطات مؤثر خود را با پیگیری و بررسیِ تعداد پاسخ‌هایی که منجر به خرید شده‌اند، برآورد کنید.