حضور و غیاب

چرا دستگاه حضور وغیاب بخریم؟

به طور کلی خرید دستگاه حضور وغیاب برای مدیران صرفه اقتصادی بسیاری دارد زیرا این سیستم با کنترل دقیق ورود و خروج درصد خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را به صفر رسانده و با توجه به میزان کارکرد پرسنل مدیران می توانند آمار کاملی از مدت زمان کسر کار یا اضافه کار پرسنل خود را داشته باشند.

از جمله مواردی که مدیران را به خرید دستگاه حضور غیاب ترقیب می کند عبارتند از:

• کنترل دقیق ورود و خروج پرسنل
• عدم دخالت افراد غیر مسئول
• کنترل دقیق اضافه کار و کسر کار
• برگشت هزینه دستگاه پس از صدو بیست روز (با ۱۰ نفر پرسنل)
• برگشت هزینه دستگاه پس از بیست و سه روز (با ۵۰ نفر پرسنل)
• سهولت در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل
• نگهداری آرشیو کاملی از ورو و خروج پرسنل و …

https://fapool.ir/file/53512/?ref=sbargh.ir

دستگاه حضور غیاب جیست ؟

سیستم حضور و غیاب یا ساعت حضور غیاب دستگاهی است که برای ثبت ورود و خروج کارمندان در یک محیط کاری به کار می رود تا با توجه به کارکرد هر یک از پرسنل مدیران بتوانند حقوق و دستمزد پرداخت کنند.

پیش از ساخت دستگاههای حضورو غیاب ورود و خروجها در دفتر حضور غیاب ثبت میشدند و هر شخص هنگام ورود و یا خروج دفتر حضور و غیاب را امضا کرده و از روی این یادداشتها ورود و خروج افراد محاسبه میشدند.

(نکته: ورود و خروج شامل ساعت حضور- مرخصی ساعتی- ساعت خروج – ماموریت و … است)

دستگاه حضور غیاب که در چند مدل حضور و غیاب کارتی ، حضوروغیاب اثر انگشتی ، حضور غیاب دوربین دار و حضور غیاب تشخیص چهره می باشد.

کنترل ورود و خروج پرسنل

جهت کنترل ورود و خروج پرسنل مورد استفاده قرار می گیرد و به مدیران کمک می کند تا کلیه زمانهای ورود ، خروج ، ماموریت ، مرخصی ، اضافه کار ، کسر کار را کنترل کرده ودر پایان هر ماه گزارش کاملی از وقایع طول ماه برای هر پرسنل به صورت مجزا و یا کلی در اختیار داشته باشند.

https://fapool.ir/file/49897/?ref=sbargh.ir

 

 سیستم حضور وغیاب چیست؟

سیستم حضورو غیاب راهکاری است که برای ثبت و ضبط زمان تردد کارکنان یک موسسه استفاده می‌شود.

در واقع این یک سیستم است که شما می‌توانید به کمک آن حضور و غیاب کارکنان خود را مستند کنید و به کمک آن به ارزشیابی نهایی عملکرد کارکنان خود بپردازید. مدیریت حضور غیاب به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود و هر کدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار است.

به‌عنوان‌مثال، برخی از شیوه ثبت بر روی برگه حضور و غیاب، برخی از طریق ثبت در دفاتر مخصوص، برخی به کمک ثبت کارت شناسایی کارکنان و برخی نیز از نرم‌افزارهای آنلاین حضور و غیاب استفاده می‌کنند.

 

 

شیوه ثبت حضور و غیاب در کاغذ یا دفتر مخصوص سنتی بوده و در حال حاضر کمتر استفاده می‌شوند، اما استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب از فراگیری بیشتری برخوردار است و در اکثر سازمان‌ها به کار گرفته می‌شود.

 چه مؤسساتی به سیستم حضور وغیاب نیاز دارند؟

تمامی کارفرمایان باید سیستم حضور وغیاب کارکنان را داشته باشند. این سیستم به‌عنوان یکی از الزامات اداری شناخته می‌شود و حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای نیز به آنها استناد می‌کنند.

البته نحوه اجرای آن اهمیت چندانی ندارد و بیشتر ثبت زمان حضور و غیاب مهم است. سیستم‌های حضورو غیاب به شما این امکان را می‌دهد که ساعت کاری کارکنان را به‌صورت دقیق محاسبه کنید.

زمان کاری و اضافه‌کاری

این قابلیت به‌خصوص در صورتی مفید است که کارکنان به‌صورت ساعتی باشند. با توجه به اینکه در این موارد شما به محاسبه دقیق دستمزد کارکنان نیاز دارید، باید بدانید که زمان کاری و اضافه‌کاری آنها چگونه بوده و دستمزد آنها را با توجه به این ساعت پرداخت کنید.

اگر به‌عنوان یک صاحب کسب‌وکار، با تعداد زیادی کارمند مواجه هستید، باید بدانید که کارکنان چگونه کار می‌کنند، چه زمانی بر محل کار خود حضور دارند و چه زمانی از محل کار خود خارج می‌شوند.

از طرفی پیگیری کارکنان این امکان را به شما می‌دهد که تعهد آنها به کار خود را بسنجید و از وضعیت آنها اطلاع دقیق داشته باشید.

سیستم  حضور وغیاب همچنین این امکان را به شما می‌دهد که تعداد روزهای کاری کارکنان را محاسبه کنید و سیاست‌های کاری خود را با توجه به آن پیاده کنید.

 

https://fapool.ir/file/53494/?ref=sbargh.ir

 

 چگونه زمان حضور و غیاب را ثبت کنیم؟

چندین شیوه مختلف برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان وجود دارد که عبارت‌اند از:

کاغذ:

 شما می‌توانید از یک برگه کاغذی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان خود استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از یک دفترچه یادداشت ساده نیز استفاده کنید. در این برگه امکان ثبت برنامه کاری و پرداختی کارکنان را خواهید داشت و سازوکار چندان سختی ندارد.

با وجود اینکه استفاده از برگه آسان است، اما ممکن است مشکلاتی در مورد خواندن یا نوشتن مطالب داشته باشید، یا دفترچه آسیب ببیند یا حتی احتمال خطای انسانی نیز وجود دارد.

استفاده از ساعت زمان سنج: 

استفاده از برنامه‌های کامپیوتری مانند اکسل:

نرم‌افزارهای حضور وغیاب:

نحوه انتخاب نرم‌افزارهای حضور وغیاب را در مطالب قبلی به‌خوبی شرح دادیم، این نرم‌افزار امکان برنامه‌ریزی و اعلام برنامه کاری و تایم کاری را دارند و می‌توانند در مورد اعلام زمان شروع کار و پایان کار مفید باشند.

از طرفی اعلام برنامه کاری به کمک آنها باعث می‌شود حجم کاری سایر قسمت‌ها کمتر شده و زمان کمتری از کارکنان بخش اداری هدر رود.

 ۵ خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور وغیاب باید داشته باشد

نرم‌افزارهای حضورو غیاب باعث می‌شوند که کارایی کارکنان و مدیران بالاتر رود و بازدهی بیشتری داشته باشند. انتخاب و خرید نرم‌افزار مناسب حضور وغیاب یکی از کلیدهای عملکرد و گرفتن اطلاعاتی است که به آن نیاز دارید.

اگر در مورد خصوصیاتی که یک نرم‌افزار حضور وغیاب باید داشته باشید، به مشکل خورده‌اید، ادامه این مطلب را بخوانید و این ویژگی‌ها می‌توانند تعیین‌کننده کیفیت کاربرپسند بودن نرم‌افزار باشند.

۱- ثبت زمان به‌صورت خودکار

اولین و مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌صورت دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای درج اطلاعات هستند. این قابلیت کارمندان را قادر می‌سازد که ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند و رند بررسی حضورو غیاب را آسان‌تر کنند. شیوه‌هایی که کارکنان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه به دستگاه دیگر متفاوت است.

برای انتخاب گزینه مناسب مطابق با نیاز شرکت خود، ابتدا با کارکنان خود مشورت کنید و  بهترین نرم‌افزار حضورو غیاب را انتخاب کنید.

برخی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای ورود اطلاعات کارکنان و تأیید هویت آنها استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است.

در حال حاضر استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان تردد کارکنان به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.

۲- مدیریت غایبان و اعلام آنها

محصولات نرم‌افزاری خوب، مدیریت غیبت کارکنان را نیز ساده می‌کنند. تمامی درخواست‌هایی که توسط کارکنان در حافظه نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت می‌شوند باید به تصویب مدیریت برسند و سپس صورت گیرند. ازآنجاکه در گزارشات دقیق این نرم‌افزارهای همه چیز وجود دارد، اطلاعات را می‌توان به‌صورت یک فایل مجزا ذخیره کرده و در دوره‌های زمانی خاص مورد استفاده قرار داد. این گزینه برای محاسبه حقوق و همچنین پرداختی کارکنان ایده آل است.

با استفاده از نرم‌افزارهای حضور غیاب، برنامه تعطیلات، روزهای خروج از محل کار و همچنین مرخصی‌های استعلاجی به‌خوبی کنترل می‌شوند و آمار آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. یک برنامه خوب باید امکان پیگیری زمان ورود و خروج و همچنین محاسبه روزهای پرداخت نشده را داشته باشد. درنهایت، پس از گذشتن دوره زمانی دلخواه، گزارش‌های دقیقی ارائه خواهد شد که می‌تواند تأییدکننده کارهای گروه مدیریت منابع انسانی باشد.

 

کد شگفت انگیز موبایل خود را کشف کنید + آموزش تعمیر موبایل

 

 

۳- مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌سازی

برخی از نرم‌افزارهای حضور غیاب به قابلیت محاسبه حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. در عوض، باید یک برنامه خوب قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد.

اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و توانایی محاسبه حقوق و دستمزد را ندارد، می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک ابزار جدید نصب کنید که برنامه را برای محاسبه حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.

با توجه به اینکه اطلاعاتی که نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای محاسبه حقوق و دستمزد و همچنین اجتناب از تقلب در پرداخت ایده آل هستند.

برای محاسبه حقوق کارکنان، شما باید گزارش‌های دقیق در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر کارمند کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم محاسبه حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.

۴- دسترسی آسان به اطلاعات

دسترسی آسان به اطلاعات یکی دیگر از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور غیاب است. یک برنامه ثبت زمان حضور و غیاب خوب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد.

اگر شما از این شیوه در نرم‌افزار خود استفاده کرده باشید، هر زمان که بخواهید و به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات حضور وغیاب کارکنان را رصد کنید و به این آمارها دسترسی داشته باشید.

علیرغم اینکه ذخیره‌سازی اطلاعات بر مبنای سیستم ابری کاری ساده است؛ اما باید اطمینان داشته باشید که اطلاعات حساس کسب‌وکار شما ایمن هستند و افراد غیرمجاز به آنها دسترسی ندارند.

با توجه به اینکه دسترسی به این اطلاعات باید محدود باشد و فقط چند نفر خاص باید به آنها دسترسی داشته باشند، مطمئن شوید که سیستم ابری انتخاب شده از امنیت بالایی برخوردار باشد و زمینه را برای تقلب و مشکلات بعدی فراهم نکند.

 

https://fapool.ir/file/54209/?ref=sbargh.ir

 

۵- یکپارچه‌سازی و قابلیت انطباق با مشخصات بایومتریک

استفاده از مشخصات بایومتریک امروزه رواج بیشتری یافته است و تقریباً به اوج محبوبیت خود رسیده است. با توجه به اینکه مشخصات بایومتریک در هر فرد منحصربه‌فرد هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند می‌توانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند.

استفاده از مشخصات بایومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به شکل‌های مختلف دیده شده است و توصیف کامل آن وجود دارد، اما اگر مطلبی در مورد استفاده از مشخصات بایومتریک در نرم‌افزارهای حضور غیاب نخوانده‌اید، می‌توانید به نزدیک‌ترین سازمان یا شرکت دولتی مراجعه کنید و از نزدیک در جریان استفاده از این پدیده قرار گیرید.

یک نرم‌افزار خوب را باید برنامه‌ای نامید که قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با مشخصات بایومتریک را داشته باشد.

 

مشخصات بایومتریک را می‌توان برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان، اطمینان از ایمنی آنها، حداکثر پاسخگویی و افزایش خدمات مشتریان شرکت مورد استفاده قرار داد. قبل از خرید یک نرم‌افزار حضور غیاب، تنظیمات و نحوه دریافت مشخصات بایومتریک آن را بررسی کنید. گزینه‌های متعددی در بازار وجود دارند که هر کدام از آنها می‌توانند به شکل خاصی از مشخصات بایومتریک بهره ببرند.

پیاده‌سازی مشخصات بایومتریک بر زمینه نرم‌افزار حضور و غیاب برای کاهش تلفات اطرافیان و همچنین جلوگیری از سرقت زمان ضروری است؛ به همین دلیل قطعاً استفاده از آن را امتحان کنید.

حضور و غیاب

استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب می‌تواند مزایای بسیاری داشته باشد که در مطالب بعدی به آنها خواهیم پرداخت. اما در کل این برنامه از تقلب در ثبت زمان حضور و غیاب جلوگیری می‌کند و زمینه دسترسی به اطلاعات کاربران را فراهم می‌کند.

اگر هر کدام از خصوصیات فوق‌الذکر در یک نرم‌افزار حضور و غیاب وجود داشته باشد، مدیران کسب‌ و کار می‌توانند اطمینان داشته باشند که کارکنان در یک محیط امن قرار دارند و به انجام وظیفه خود اهمیت می‌دهند.

خریدنرم‌افزار حضور وغیاب و شناسایی مشخصات آنها کار نسبتاً مشکلی است و بهتر است با یک کارشناس مجرب مشورت داشته باشید.

نرم افزار حضور غیاب ETS برای شما گران تمام نمی شود!

با چه قیمتی حاضر به معامله زمان ارزشمند کارکنان سازمان خود هستید؟

بهای اعلامی شما برای منابع سازمانتان چیست؟

نظم سازمانی برای شما چه قیمتی دارد؟

آیا از ارزش واقعی یکپارچگی ابزارها در سازمانتان مطلع هستید؟

کمتر از ۳ دقیقه از وقت خود را صرف مشاهده این کلیپ کنید…

مرحله اول : جمع آوری اطلاعات

اولین قدم جمع آوری اطلاعات تردد پرسنل با سرعت و دقت قابل قبول است. فقط کافی است یکی از انواع متنوع دستگاه های حضور غیاب در سبد محصولات ما را انتخاب کنید. اطلاعات تردد از طریق هر یک از روش های کارت، اثرانگشت یا شناسایی چهره سریعتر و دقیق تر از آنچه انتظار دارید ذخیره و نگهداری خواهند شد.

مرحله دوم : انتقال اطلاعات

ابزارهایی را فراهم آورده ایم تا رکوردهای جمع آوری شده توسط دستگاه ها بصورت آنلاین یا زمان بندی شده برای نرم افزار ارسال شوند.

پس این مرحله را بطور کامل به ما محول کنید.

مرحله سوم : پردازش اطلاعات

توقع شما از یک نرم افزار حضور غیاب چیست؟ انتظار دارید با توجه به زمانهای تردد جمع آوری شده از دستگاه ها چه محاسباتی توسط نرم افزار صورت گیرد؟ما در سه سطح ساده، متوسط و پیشرفته برای شما پیشنهاد نرم افزاری آماده کرده ایم.

مرحله چهارم : مدیریت اطلاعات

گزارشات متنوع و کاربردی نرم افزار های علم و صنعت دریچه ای است برای نگاه مدیران به آینده. یک مدیر موفق ابزار آینده نگری خود را همه جا همراه خود دارد. در دفتر کار، منزل، حین سفر و … فقط کافی است موبایل، تبلت یا لپ تاپ خود را روشن کنید.

https://fapool.ir/file/54548/?ref=sbargh.ir